אסיפה מועצה והנהלה 04.07.19

פרוטוקול האסיפה הכללית מס 1/19 מיום 4.7.19

משתתפים :ישי דותן –יו"ר, יוסי פז-גזבר, אהוד הוברמן-יועמ"ש , גיורא רוזנטל-מזכיר , יצחק רביב , יעקב רימר , מוטי בירן , אפי ברשפ , יגאל וולק , צבי שושן , עמיקם דורון , חיים בן ארי

מוזמנים : רו"ח אריה רפופורט.

האסיפה הכללית נפתחה בשעה 1700 בהשתתפות 12 חברים מחברי האסיפה הכללית  המהווים פחות מ 20 אחוז מחברי האסיפה הכללית. האסיפה נדחית ומתקיימת כעבור שעה.

סדר היום

  1. דו"ח יו"ר העמותה-עיקרי פעולות העמותה במחצית הראשונה של שנת 2019 .
  2. דו"ח הגזבר על המצב הכספי של העמותה ליום הישיבה.
  3. אישור הדו"חות (הכספי והמילולי) לשנת 2018 – הצגה ע"י רו"ח אריה רפופורט.
  4. דו"ח ועדת הביקורת-הצגה ע"י צבי שושן יו"ר ועדת הביקורת.
  5. בחירת בעלי תפקידים :  חברי ועדת הביקורת

                                             חברי המועצה

                                     יועץ משפטי

                                     רואה חשבון

  6. שונות

 

דיונים והחלטות

 

  1. דו"ח יו"ר העמותה, עדכון תקציב 2019 , עיקרי פעולות העמותה במחצית שנת 2019

     

    ישי דותן : שלום לחברי האסיפה הכללית, בסוף חודש דצמבר שנה שעברה הוצגו ואושרו תכנית העבודה והתקציב לשנת 2019 ,באותה עת לא היו בידינו כל הנתונים הכספיים ,בעיקר תרומות, ולכן נדון ונאשר היום את תכנית העבודה והתקציב המעודכנים לשנת 2019.  מונח לפניכם מסמך שהוכן על ידי לקראת ישיבה זו תחת הכותרת: תכנית העבודה 2019-מסמך סופי ,מסמך זה כולל את כל הנתונים המעודכנים של  תכנית העבודה והתקציב לשנה זו והוא יצורף כנספח לפרוטוקול ישיבה זו. אעבור עתה על המסמך ,אתעכב על השינויים לעומת התקציב המקורי ,ניתן לפנות בשאלות תוך כדי הצגת הנתונים.

    היקף התקציב המעודכן מסתכם ב: 2329800 ₪ והוא מורכב מ:

    סכומים המועברים משנה שעברה – 569800 ₪

    כספים חדשים השנה  -                  1016000 ₪

    תרומות -                                    780000   ₪

                                   סה"כ          2329800 ₪

     

    הסכומים המועברים משנה שעברה מתייחסים לפרויקטים בתהליך שכספים עבורם התקבלו בשנה שעברה וטרם נוצלו. הכספים החדשים מתייחסים בעיקר לכספים לצורך התחזוקה השוטפת של אתר ההנצחה שמקורם במשרד הביטחון, דמי חבר, שימושים אזרחיים ודמי השתתפות באירועים. סעיף התרומות מתייחס לשתי תרומות, האחת מארה"ב והשנייה מדרום אפריקה. מדובר בתורמים אשר סייעו לעמותה גם בשנים הקודמות .אני מציין את שמם בפניכם וזו גם ההזדמנות להודות להם בשמי ובשם העמותה על סיוע חשוב זה.

    אני מבקש להדגיש שהתרומות והתקציב המיוחד ממשרד הביטחון מנוצלים לפיתוח וקידום פרויקטים בלבד ולא לתחזוקה שוטפת הממומנת מהתקציב השוטף של משרד הביטחון והשלמה ממקורותיה העצמיים של העמותה תוך שמירה על תקציב מאוזן.

    אנו ממשיכים בפרויקטים משנה שעברה וכן פרויקטים שהתחלנו השנה ובחלקם כבר הסתיימו:

    *חיבור האתר למערכת הביוב המרכזית-הסתיים

            *הקמת אוהל הדרכה ותצוגה-הסתיימה הקמת האוהל, עד אירוע ההוקרה לפצועי        החייל נשלים את עבודות החשמל, מזוג האוויר והמולטימדיה (כפוף לגיוס המשאבים הנדרשים).

    *העברת תערוכת אמצעי חהן ממוזיאון האוסף-בוצעה וכרגע בביצוע הקמתה כתערוכת קבע באוהל ההדרכה והתצוגה .

    *שביל המורשת-יבוצע שלב נוסף.

    *תכנון וביצוע שדרוג אולם ההנצחה בהתאם למקורות הכספיים שנגייס.

    *הרחבת שטחי החניה הקיימים-עם הגעת כספי התרומה מארה"ב.

    *מלגות לחיילים מצטיינים-המשך המלגות הרב שנתיות וחידוש המלגות החד שנתיות.

    *ספר המורשת-נותר מספר מצומצם של ספרים, לקראת הדפסה של מהדורה נוספת עבור ובמימון מקהנ"ר ותוספת עבור העמותה .

    *סרטי מורשת- השלמת הסרט על הצמ"ה , סרט נוסף על פצוע, וסרט על אחת היחידות במימון משותף.

    *תכנון מבנה הקבע-תוכן חוברת פרויקט.

    *אירועים- אירוע ההוקרה השנתי יהיה השנה בסימן חנוכת אוהל ההדרכה והתצוגה       ויתקיים ב- 26.9.19 . טכס הזיכרון לחללי חיל ההנדסה יתקיים  11.9.19 .עצרת חיילית למערך הסדיר- התקיימה ב 23.6.19.

     

    פירוט מלא של ההכנסות וההוצאות מופיע בטבלאות שבשני העמודים האחרונים של המסמך.

    אם אין יותר שאלות אני מבקש לאשר את תכנית העבודה והתקציב המעודכנים לשנת 2019 ואת דו"ח הביצוע למחצית הראשונה של השנה.

     

    הצבעה

    פה אחד

     

  2. תמונת מצב כספית-סוקר יוסי פז(פסי) גזבר העמותה.

פסי- המצב בבנק היום הוא יתרת זכות בחשבון העו"ש בסך 302840 ש"ח  ועוד 110280       ₪ בחשבון פק"ם המיועדים למלגות. ביתרת העו"ש מצויים כל הכספים הייעודיים שקבלה העמותה מתרומות שטרם נוצלו ויתרת הכספים הדרושים למימון ההוצאות השוטפות עד סוף חודש יוני. במרוצת החודש אנו אמורים לקבל את המחצית השנייה של תקציב משרד הביטחון לשנה הנוכחית. אנו בודקים עצמינו מידי רבעון כדי לוודא שאנו עומדים במסגרת התקציב ושומרים על אי גלישה ליתרות חובה בבנק. בתחילת השנה החלפנו את משרד הנהלת החשבונות שלנו ,התקשרנו עם משרד רואי החשבון של שלמה מדהלה מרחובות בעלות של 500 ₪ ועוד מע"מ לחודש. אנו חוסכים בכך 7000 ₪  לשנה. אנו נקבל ממשרד הנה"ח מאזני בוחן רבעוניים אשר יקלו עלינו במעקב אחר ביצוע התקציב. 

 

3.אישור הדוחות (כספי ומילולי) לשנת 2018  -רו"ח אריה רפופורט

ישי-אני מבקש מרו"ח אריה רפופורט לסקור את הדו"חות הכספיים שהוכנו ונערכו ע"י משרד רואי החשבון שטראוס לזר.    

רו"ח רפופורט : חוות הדעת שלנו היא חלקה ללא הסתייגויות. הדו"חות הכספיים משקפים באופן נאות מכל הבחינות את מצבה הכספי של העמותה לסוף חודש דצמבר 2018 ואת הפעולות הכספיות במרוצת השנה. הדו"ח מונח לפניכם. אני אעבור על סעיפיו ואענה על שאלות במידה ותהיינה.

המאזן – מצביע על גירעון מצטבר בסך 161938 ₪ הכולל את גירעון השנה.  הרכוש הקבוע (לאחר פחת)מסתכם 3153686 ₪ לעומת 3076996 ₪ בסוף שנת 2017 . במאזן חסרים 50000 ₪ שהיינו אמורים לקבל ממשרד הביטחון עבור השימושים הצבאיים באתר וטרם הועברו לעמותה. הרכוש השוטף מסתכם ב 656975 ₪ לעומת התחייבויות שוטפות בסך 142347 ₪. ההתחייבויות לפרויקטים בתהליך מכוסות ע"י המקורות שבקופת העמותה.

דו"ח הפעילות – הדו"ח מצביע על גירעון שוטף בסך 228841 ₪ אך כשמפחיתים ממנו את הפחת החשבונאי הכלול בו בסך 194615 ₪ ואת התשלום בסך 50000 ₪ שטרם התקבל ממשרד הביטחון , הדו"ח מצביע על תזרים חיובי בסך 15774 ₪.

שיעור הוצאות ההנהלה מסך הוצאות העמותה מסתכם ב   18.4% שהוא נמוך מהרף העליון לפי דרישת רשם העמותות.

מתקיים דיון ,שאלות ותשובות.

ישי – אם אין יותר שאלות אני מבקש להודות  למשרד שטראוס לזר ולרואה חשבון אריה רפופורט ולצוותו על הכנת הדוחות הכספיים והצגתם בפנינו.

 

אישור הדו"ח המילולי לשנת 2018

 

ישי – הדו"ח המילולי לשנת 2018 הוכן והוצג בישיבה מיום 3.1.19 והא מצורף כנספח לפרוטוקול זה.

 

4 . דו"ח ועדת הביקורת לשנת 2018

 

ישי : אני מבקש מצבי שושן יו"ר ועדת הביקורת להציג את דו"ח ועדת הביקורת ואת ממצאיו.

 

צבי שושן: דו"ח הביקורת מונח לפניכם. הועדה בדקה את הדוחות הכספיים קיבלה מהגזבר ורואה החשבון תשובות והסברים לשביעות רצונה לכל השאלות ששאלה ועל כן היא ממליצה בפני האסיפה הכללית לאשר אל הדוחות הכספיים לשנת 2018. הוועדה בדקה את הוצאות העמותה ומצאה אותן מתאימות לתכנית העבודה, לתקציב המאושר ולנהלי העבודה התקינים.

הוועדה מציינת בחיוב את עובדת ניהול הכספים האחראי ללא חריגות וגירעונות ובתזרים מזומנים חיובי לאורך כל השנה. הוועדה מבקשת להצביע על כך שהיקף ההכנסות מדמי החבר עדיין נמוך לעומת מס' חברי העמותה הרשומים וכי יש להעמיק את הגבייה ולהמשיך במאמצים לצרף לעמותה  את אנשי הקבע ויוצאי החיל.

הוועדה מברכת את יו"ר העמותה ,הנהלת העמותה, ומתנדבי ההנהלה המצומצמת הפעילה כל שבוע, על פעילותם ,הישגיהם בשנת 2018 ומאחלת להמשך התקדמות העמותה והרחבת השיגיה גם בשנת 2019.

 

ישי : אני מבקש להעמיד להצעה ואישור את : דו"ח וועדת הביקורת

                                                             הדו"חות הכספיים לשנת 2019

                                                             הדו"ח המילולי לשנת 2019

 

הצבעה : פה אחד

5. בחירת בעלי התפקידים

אישור הרכב המועצה

ישי: הוצאתי מכתב פניה לכל מי שרוצה לצאת או להצטרף למועצה. לא קיבלתי פניות אני מציע להשאיר את הרכב המועצה הקיים לשנה נוספת , לצרף אליה את החבר יואב רון ולאשר את כהונתו של יגאל וולק כיו"ר המועצה לשנה נוספת.

אישור רואה חשבון

ישי : אני מציע לאשר את משרד שטראוס לזר לשנה נוספת.

אישור ועדת הביקורת

ישי: אני מציע להשאיר את וועדת הביקורת בהרכבה הנוכחי בראשותו של צבי שושן לשנה נוספת.

אישור יועץ משפטי

ישי: אני מציע לאשר את המשך כהונתו של עו"ד אהוד הוברמן לשנה נוספת.

 

ישי :אני מבקש להצביע ולאשר את כל בעלי התפקידים

הצבעה : פה אחד

6 . שונות

ישי: במסגרת שונות אני מבקש לדווח על שיתוף פעולה עם פורום פדויי השבי (נפלו בשבי הגרמנים בשנת במעמד של חיילים בריטיים בשנת 1941 ושוחררו מהשבי בשנת 1945  ) כנציג העמותה לקחתי חלק יחד עם נציגי מקהנר בטכס השנתי של הפורום המתכנס באנדרטת פדויי השבי ביער ירושלים. במסגרת הכנס נרכשו 25 ספרי מורשת. פדויי השבי הוזכרו בספר המורשת שהוצאנו. נציגי הפורום לקחו חלק באירוע ההוקרה האחרון שקיימנו בשנה שעברה ובאחרונה אנו משתפים פעולה בתיעוד קורותיהם של פדויי השבי לרבות תיעוד הכנס האחרון הכל במימון הפורום.

ישי: אלה דברי לישיבה זו. אני רוצה להודות לכולכם על השתתפותכם. להודות לחברי ההנהלה המצומצמת על פעילותם לאורך כל השנה. תודה מיוחדת נשלחת לתורמת מארה"ב ולנציגה בארץ  ר. יעקב ולתורמים מדרום אפריקה ונציגם בארץ צ. אילן .

 

הישיבה נעולה

ישי דותן יו"ר העמותה                                                                                                רשם

_______________                                                                                        גיורא רוזנטל

                                                                                                                    מזכיר העמותה