ישיבות מוסדות העמותה

 

פרוטוקול ישיבת הנהלה מס' 3/17 מיום 28.12.17

 

משתתפים : ישי דותן –יו"ר , יוסי פז- גזבר , עו"ד אהוד הוברמן – יועמ"ש ,גיורא רוזנטל-מזכיר העמותה , וולק יגאל , בירן מוטי , ברשפ אפי , יצחק רביב , פיני דגן , עמיקם דורון , אבי זוהר, פיקהולץ עמוס, פרחי בן ציון , קול חיים , בן ארי חיים, שושן צבי.

מוזמנים : רו"ח אריה רפופורט ,מהנדס מנחם רוזנבלט , יוני ויסברוט , ירדנה הלוי –מנהלת האתר.

סדר היום

1.       תמונת מצב תקציבית לשנת 2017

2.       סטטוס קידום פרויקטים לסוף שנת 2017.

3.       תכנית עבודה ותקציב לשנת 2018 .

4.       תכנית בינוי למבנה הרצאות ואירועים.

5.       שונות.

דיונים והחלטות

ישי: בישיבת ההנהלה היום נסכם את שנת 2017 מבחינת הפעולות שבצעה העמותה בהתאם לתכנית העבודה המאושרת לרבות המקורות הכספיים שעמדו לרשות העמותה והשימושים שעשינו באותם מקורות. בנוסף נדון ונאשר היום את תכנית העבודה והתקציב לשנת  2018 .כחומר לדיון הכנתי מסמך המונח לפניכם המורכב משני חלקים :חלק א' שכותרתו "סיכום שנת העבודה 2017" וחלק ב' שכותרתו "תכנית העבודה ותקציב לשנת  2018" .

לישיבה היום הזמנו את רו"ח אריה רפופורט , את המהנדס מנחם רוזנבלט ואת יוני ויסבורט.

תכנית בינוי למבנה הרצאות ואירועים

ישי : מנחם צריך לצאת מוקדם ולכן נקדים את הדיון על המבנה המתוכנן. כידוע כבר תקופה לא קצרה שמשרד הביטחון מעיר לעמותה על השימושים השונים שלא למטרות הנצחה שאנו עושים בחדר ההנצחה ושעקב כך אין חדר ההנצחה ממלא את ייעודו באופן הראוי לו. הגענו על כן לידי מסקנה שיש צורך להקים מבנה סמוך למשרדים שאליו ניתן יהיה להעביר את כל הפעילות שאינה קשורה ישירות להנצחה כמו התכנסויות של יחידות החיל ,אירועים של גופים ציבוריים ואירועים של העמותה עצמה. לפנות בכך את חדר ההנצחה ובהמשך לתכננו ולעצבו באופן הראוי לייעודו. מנחם שעושה פעילותו בהתנדבות גייס את אדריכל קוריאל ,גם כן בהתנדבות ויחד עם ההנהלה המצומצמת גיבש פרוגרמה ותכנית ראשונית . אני מבקש עתה ממנחם שיציג את תכנית המבנה.

מנחם: הנחתי בפניכם מסמך המתייחס למבנה והכולל את פרוגרמת התכנון, שלבי התכנון והביצוע ,אומדן עלויות ולו"ז משוער. מדובר במבנה בשני מפלסים בשטח כולל של 580 מ"ר הכולל אודיטוריום ל 200 איש, כיתת לימוד והתכנסות ל 150 איש ,מבואה צמודה ,מבנה שירותים וחלל הנוצר מהפרשי גבהים לשימוש עתידי. אומדן העלות הוא כ -5. מיליון שקל לא כולל פיתוח ,חיבורי תשתיות וציוד פנימי וסגירת החלל התחתון. הכנת התכניות לרמת הגשה לוועדת התכנון תיעשה ע"י אדריכל קוריאל ללא תשלום למעט יועצים מקצועיים במידה ויעלה הצורך. לו"ז לשלב זה כולל הכנת חוברת ייצוגית ואישור התכניות וקבלת היתר בניה –עד חודש 6/18 .פרסום מכרז בשיטת תכנון ביצוע עד חודש 9/18 .בחירת קבלן מבצע עד חודש 12/18 יציאה לביצוע החל מחודש 3/19 .

ישי : פרסום המכרז וההתקדמות בביצוע מותנית בגיוס מקורות המימון המתאימים לרבות להוצאות אחזקת המבנה לתקופה של 10 שנים. אני מעלה הנושא לדיון שאלות ותשובות.

יגאל וולק:   מציע צוות מלווה לפרויקט

                    לנסות להשתמש במתכננים מהחיל ולחסוך תכנון ע"י הקבלן.

                   להעלות את התקציב על טבלת גאנט.

מוטי בירן:  מבקש להודות למנחם רוזנבלט על עבודה מצוינת שעשה .המבנה מתאים בגודלו ופרטיו   

                   לצרכי העמותה.

                  להמעיט בחללים אלא אם יש תכנית ליעדם לשימושים חיצוניים.

אבי זוהר : על המבנה להיות מכובד ואז יקל יהיה לשמרו .יחד עם זאת צריך לזכור בעת בחירת  

                  המושבים שהם ישמשו חיילים.

חיים בן ארי : מבנה מכובד יקל על גיוס תורמים     

                       הלוז שהוצג אופטימי מידי.

ישי: ההערות המועילות שהושמעו יילקחו בחשבון. בעניין צוות מלווה אני חושב שאפשר להסתפק בהנהלה המצומצמת המתכנסת מידי שבוע וניתן יהיה לתגברה באנשים נוספים בעת שיתקיימו דיונים ומעקב אחרי ההתקדמות. בנוסף לכך יושב כאן יוני וייסברוט לו ניסיון בניהול פרויקטים של בנייה ,הוא נענה לפנייתי והסכים לרכז בידיו את ניהול הפרויקט ,גם כן בהתנדבות.

אני מבקש להודות למנחם רוזנבלט ואדריכל קוריאל על פעילותם החשובה ובהתנדבות ולהעלות להצבעה ואישור את הקמת המבנה ע"פ המתווה ,המסמך שהונח בפניכם וההסברים שניתנו. 

הצבעה    

פה אחד

תמונת ביצוע תקציב 2017 וסטטוס פרויקטים.                     

ישי: בשנת 2017 עמדו לרשותנו המקורות הבאים: 

     מקורות שוטפים                          1591800 ₪ (משרד הביטחון, תרומות , דמי חבר ,אירועים)    

     מקורות שלא נוצלו משנים קודמות -  543250  ש"ח

                               סה"כ                2135050 ₪

השימושים

סה"כ הוצאות  -                               1862550 ₪ (שוטף ופרויקטים)

כספים ייעודיים שלא נוצלו ומעברים

לשנת 2018                                 315800 ש"ח

                            סה"כ              2178350 ₪

אומדן גירעון השנה -                     43300 ₪

פירוט הסכומים הוא במסמך שלפניכם, הגירעון הוא בתקציב השוטף ונובע מעליה בשיעור 10% של הוצאות השמירה עקב חתימתו של הסכם קיבוצי חדש לעובדי השמירה.

 

 

 

 

זו ההזדמנות להודות לגב היידי רוטברג  מארה"ב שגם השנה תרמה לעמותה סכום נכבד בזכותו קידמנו את רב הפרויקטים בהם עסקה העמותה השנה. כמו כן תודתנו לחברנו יענקלה רימר שסייע בקשר עם הגב' רוטברג וקידם את קבלת התרומה ממנה.

 

תקציב ותכנית העבודה לשנת 2018

ישי: התכנית והתקציב מופיעים בפירוט במסמך שלפניכם, תכנית העבודה והתקציב אינם כוללים תרומות מארה"ב שכן לנו כיום כל מידע לגביהם. סכומי התרומות שכן נלקחו בחשבון הם אלה שהתקבלו בפועל בשנים הקודמות ,טרם נעשה בהם שימוש והם עוברים לשנת 2018., בבניית התכנית התקציבית הסתמכנו על תקציבי השנה הקודמת ממשרד הביטחון ,דמי החבר והאירועים כאשר הקטנו את עלויות השמירה ע"י צמצום ההיקף  מ335000 ₪ ל 290000 ₪

התקציב הכולל לשנת 2018 עומד על סך 1209800 ₪ מזה לתחזוקה שוטפת של האתר -730000 ₪ ,ו 479800 ש"ח לפרויקטים ואירועים כאשר מקורות המימון לפרויקטים הם  מתקצוב ייעודי משנים קודמות  ,תקצוב ייעודי השנה בסך 100000 ₪ ממשרד הביטחון ,תרומת חב זוקו בסך 30000 ₪ ותרומת ארגון הנכים בסך 15000 ₪ .מימון התחזוקה השוטפת הוא מתקצוב משרד הביטחון ,דמי חבר ,ואירועים חיצוניים. ומתוקצב באיזון.

ישי : בין סעיפי ההכנסות מופיעה הכנסה בסך  10000 ₪ ממכירת ספר המורשת .הכנסה זו מבוססת מכירת 200 ספרים חלקם למקהנר חלקם למשלמי דמי חבר במחיר 60 ₪ וללא משלמים במחיר 75 ₪.

ישי עובר סעיף סעיף במסמך על שני חלקיו ,ועונה על שאלות.

ישי :אני מבקש לציין שהשנה שחלפה הייתה שנה מצוינת שבה בצענו את כל תכנית העבודה המאושרת ועמדנו במסגרת התקציבית. קיימנו מעקב צמוד לאורך השנה על תזרים המזומנים וסיימנו ללא חריגות. אני מבקש מרו"ח אריה רפופורט להביא את נקודת מבטו החשבונאית.

רו"ח אריה רפופורט : אני רוצה להביע הערכתי לכך שכבר בשלב זה מובא ע"י היו"ר דו"ח מפורט גם בהיבט הכספי של מה שהיה (ב 2017) ומה שיהיה (ב 2018).חשוב מאד בעיני שכל הסכומים להם כבר מחויבת העמותה לפרויקטים השונים מכספים שהתקבלו בשנים קודמות נמצאים בקופת העמותה למימוש ב2018 . אני מציע לבדוק את סוגיית המע"מ והחיוב במס ממכירת הספרים. להקפיד על סוגי קבלות שונים לתרומות ושירותים ולתעד את כל ההחלטות והתשלומים בנושא המלגות לחיילים.

ישי: תודה לרו"ח אריה רפופורט. אני מבקש לקבל את אישור ההנהלה לדו"ח 2017 ותקציב ותכנית העבודה לשנת 2018

הצבעה

פה אחד

אני מודה לכולכם ומאחל לנו שנת עבודה פורייה ומוצלחת.

                                               הישיבה נעולה.

 

ישי דותן

יו"ר העמותה                                                                                         רשם וסיכם

                                                                                             גיורא רוזנטל –מזכיר העמותה